6 passi per un progetto efficace

Un buon progetto deve essere efficace, vale a dire che non si tratta semplicemente di svolgere una serie di attività, quanto piuttosto di ottenere, per il gruppo target, cambiamenti che produrranno i loro effetti anche dopo la conclusione del progetto. Sin dalla fase di pianificazione devono quindi essere fatte determinate riflessioni sulla cosiddetta misurazione dell’efficacia.

Per eseguire una corretta misurazione dell’efficacia, occorre prestare attenzione ai 6 passi seguenti:

• 1. Definizione degli obiettivi del progetto

  L’efficacia di un progetto può essere misurata e verificata soltanto se sono stati chiaramente definiti gli obiettivi che si vogliono conseguire. La misurazione dell’efficacia si fonda sull’analisi della situazione e sull’identificazione degli obiettivi. Occorre dunque determinare la situazione problematica, le sue cause e le esigenze del gruppo target. In seguito devono essere definiti i cambiamenti perseguiti con il progetto. Qui  (in tedesco, francese e inglese) potete trovare strumenti ed esempi su questo passo.

• 2. Elaborazione di un modello di efficacia

  Affinché l’efficacia di un progetto possa essere misurata e verificata, occorre sapere come conseguire gli obiettivi previsti. Questo è esposto nel cosiddetto modello di efficacia, che descrive le ipotesi di efficacia del progetto. In riferimento a un problema specifico, il modello illustra come impiegare mezzi (input) e misure (attività) per conseguire gli obiettivi del progetto (output) e quali sono i cambiamenti che si intendono ottenere (outcome). Il modello di efficacia deve essere elaborato per scritto e in forma grafica. Qui (in tedesco, francese e inglese) potete trovare strumenti ed esempi su questo passo. Raccomandiamo l’utilizzo di un modello logico semplice o esteso.

• 3. Pianificazione della misurazione dell’efficacia mediante un piano di valutazione

  Già prima dell’avvio del progetto, occorre pianificare come misurarne e verificarne l’efficacia, ossia quali dati e metodi impiegare per valutare al meglio i progressi. Bisogna inoltre designare la persona che eseguirà la valutazione e gli indicatori che serviranno per misurare i progressi. I valori che si intendono ottenere in caso di riuscita del progetto devono essere chiaramente definiti. Qui (in tedesco, francese e inglese) potete trovare strumenti ed esempi su questo passo. Qui invece trovate altri esempi e le nostre linee guida per lo svolgimento della valutazione.

• 4. Rilevazione dei dati

  Affinché i progressi del progetto possano essere valutati, occorre rilevare determinati dati per la misurazione dell’efficacia. I dati necessari devono essere raccolti prima o durante l’esecuzione del progetto. Se non se ne tiene conto sin dall’inizio, sarà difficile giungere a conclusioni affidabili sull’efficacia. Per questo motivo, la rilevazione degli indicatori d’efficacia deve essere tenuta in considerazione già nella fase di pianificazione. A seconda del tipo di pianificazione, i dati necessari saranno raccolti una o due volte nel corso del progetto, e a volte anche più spesso. Qui  (in tedesco, francese e inglese) potete trovare strumenti ed esempi su questo passo.

• 5. Valutazione dell’efficacia

  In questa tappa si valuta se il progetto ha effettivamente ottenuto l’effetto sperato sul gruppo target. I dati rilevati nella fase 4 sono riuniti, analizzati e raffigurati. La valutazione dei progressi è esposta nel rapporto intermedio e in quello finale e può essere eseguita da esperti esterni (valutazione esterna) o dai responsabili del progetto (autovalutazione). Qui  (in tedesco, francese e inglese) potete trovare strumenti ed esempi su questo passo.

• 6. Applicazione pratica delle conoscenze acquisite

  Le conoscenze acquisite possono essere impiegate per migliorare un progetto in corso o riutilizzate per un progetto futuro. Affinché i risultati ottenuti dalla misurazione dell’efficacia siano nuovamente impiegati, occorre creare le condizioni necessarie e trovare forme di comunicazione adatte, cosa che anche in questo caso deve essere pianificata in modo sistematico sin dall’inizio. Qui (in tedesco, francese e inglese) potete trovare strumenti ed esempi su questo passo.

Trovate modelli ed esempi utili per la riuscita del vostro progetto anche nella raccolta di strumenti di Quintessenz e nella guida pratica di PHINEO «Social Impact Navigator» (in tedesco, italiano, inglese e spagnolo).